Conseiller(ère) en séjour chargé(e) des relations socioprofessionnels – commercialisation – régisseur taxe de séjour (H/F)

En Drôme, situé entre le Parc Naturel Régional du Vercors et celui des Baronnies, l’Office de Tourisme du Pays Diois en Drôme couvre un territoire comprenant 50 communes pour plus de 12 000 habitants et autant de lits touristiques marchands. Ce territoire est prisé par les visiteurs principalement français, mais aussi néerlandais, belges, allemands et anglais en saison.

L’Office de Tourisme gère 6 bureaux d’information touristique. Dans le cadre d’un remplacement, vous intègrerez le pôle socioprofessionnels/filières – commercialisation. Vous aurez en parallèle une mission de conseiller(ère) en séjour à l’Office de Tourisme et de gestion de la Taxe de séjour intercommunale.

Au sein d’une équipe permanente de 9 salariés et sous l’autorité de la Directrice de l’EPIC, vous aurez pour principales missions :

1 – La mise en réseau des socioprofessionnels du territoire en lien avec l’ensemble des services et suivi des partenariats : (moyenne de 30% du temps de travail annuel)

Le/la candidat(e) devra justifier de compétences liées à l’animation de réseau afin de :

Développer la mise en réseau des socioprofessionnels du territoire afin que l’Office de Tourisme soit le référent incontournable pour soutenir les acteurs dans leur développement et pour structurer l’offre.

·         Fédère, stimule et anime le réseau d’acteurs dans une logique de coopération, de synergie et d’échange. Renforce les liens entre les acteurs afin de parfaire leur connaissance de l’offre touristique locale. Établit une relation de confiance avec l’ensemble des acteurs touristiques locaux

·         Fait connaitre l’Office de Tourisme et ses services à l’ensemble des acteurs touristiques (partenaires ou non) afin de co-construire les projets en commun

·         Participe à la définition d’actions pour fédérer le réseau des socioprofessionnels et promouvoir ensemble et de façon homogène le territoire.

·         Coordonne l’animation du réseau des socioprofessionnels (réunions, ateliers, commissions…) selon thématiques en lien avec l’équipe de l’OT (accueil, SADI, numérique, promotion). Organise la présence terrain accrue de l’équipe en soutien aux socioprofessionnels

·         Accompagne les socioprofessionnels dans leur professionnalisation, fait remonter à l’ensemble de l’équipe les besoins d’accompagnement (ex. : labellisation, classement, numérique…)

·         Maintien une relation permanente avec les prestataires touristiques et culturels locaux, fait remonter leurs besoins à l’Office de Tourisme et la Communauté des Communes

·         Travaille à ce que chaque acteur puisse devenir prescripteur de la destination

Participer à l’élaboration de la stratégie de partenariat de l’Office de Tourisme : en lien avec la Direction et le service comptabilité

·         Définit en lien avec la Direction les services liés aux partenariats, la politique commerciale et tarifaire. Assure la veille et l’évolution des contenus des services et des tarifs

·         Prépare et assure le suivi général de la campagne de souscription des socioprofessionnels pour les partenariats : planning de démarchage, suivi des outils de suivi des retours, envoi des propositions aux acteurs locaux (logiciel dédié), relances téléphonique avec l’ensemble de l’équipe, mise à jour des fiches APIDAE en lien avec la référente numérique

·         Apporte tous les éléments de facturation au service comptabilité

·         Gère les Relations avec les partenaires : contacts, conseils, négociations, accompagnements, écoute qualité sur les services proposé, gestes commerciaux, …

·         Fidélisation des partenaires actuels en devenant l’interlocuteur privilégié

·         Conquête de nouveaux partenaires par la promotion des offres et des services

2 – La commercialisation (moyenne de 30% du temps de travail annuel)

L’Office de Tourisme du Pays Diois dispose d’un service commercialisation.

Le/la candidat(e) devra justifier de compétences liées à la vente de séjours et de prestations touristiques afin de :

Participer à l’élaboration la stratégie commerciale de l’Office de Tourisme du Pays Diois

·         Identification des prospects et cibles,

·         Élaboration de la politique tarifaire et ses mises à jour en lien avec les socio-professionnels,

·         Participation à la stratégie promotionnelle (salons, etc.),

·         Développement de la vente en ligne

·         Soutien à la vente boutique

Assurer le développement commercial et la prospection clients afin d’accroître les retombées économiques sur le territoire :

·         Participe à la conception, rédaction et suivi des offres commerciales packagées journées et/ou sèches pour les clientèles groupes et individuels

·         Démarche et négocie avec les socioprofessionnels partenaires sur le contenu des prestations comprises dans les produits proposés à la vente

·         Mets à jour l’ensemble des documents liés à la commercialisation de produits packagés en fonction du cadre juridique sur la vente de séjours (CGV, CPV, contrats, conventions partenaires…)

·         Élabore, avec la chargée de communication, des outils de diffusion de l’offre (brochure, fiches produits, coffrets-cadeaux…)

·         Développe le portefeuille « clients » de l’OT avec saisie des données dans l’outil de Gestion de la Relation Client (Avizi)

Assurer le suivi commercial et l’administration des ventes, en lien avec la responsable Finances – comptabilité :

·         Assure la vente de produits existants et création de produits selon la demande client en lien avec les acteurs locaux

·         Gère et suit les dossiers de commercialisation (avant, pendant et après la venue) incluant le paramétrage des produits vendus, la cotation, les devis, le suivi clientèle (relance/satisfaction), l’établissement des contrats, la gestion des confirmations fermes clients/partenaires, écoute clients et fournisseurs (litiges éventuels), procédure de vente, …

·         Soutient le suivi comptable des (re)facturations fournisseurs / clients, intégration des marges… en lien avec le service comptabilité

·         Assure la vente de prestations type centrale de réservation : de la demande client à la confirmation de réservation, envoi de contrat et suivi des paiements pour des acteurs locaux

·         Assure la gestion des visites guidées à destination des individuels : planning annuel établi en lien la guide conférencière, paramétrage caisse, procédures réservations/annulations pour l’accueil, récapitulatif mensuel des visites effectuées, suivi facturation

·         Démarche et fidélise la clientèle avec mise à jour des bases de données prospects/contacts et élaboration de campagne marketing spécifiques

·         Établit un suivi statistique et des objectifs de vente

·         Suppléant boutique (paramétrage caisse)

3 – Conseil en séjour (moyenne de 30% du temps de travail annuel)

Assurer l’accueil touristique et l’information aux visiteurs en lien avec l’équipe de conseillers(ères) en séjour permanents et saisonniers

Gestion de l’espace d’accueil :

·         Gère la documentation touristique, en vérifier les stocks et réapprovisionner régulièrement

·         Vérifie et actualise l’affichage et les documents de communication dans l’espace d’accueil

·         Mets en place son environnement pour bien accueillir (outils, listes mise à jour, qualité, lieu d’accueil, …)

·         S’assure de la bonne tenue des locaux : rangés, sécurisés, propres et accueillants

Gestion de la relation client (touristes, socioprofessionnels, habitants…) :

·         Accueille physiquement y compris en Accueil Hors les Murs et par téléphone

·         Réponds aux demandes courriers, internet, et mail qualitativement

·         Comprends le besoin client pour mieux l’informer, l’orienter et le conseiller

·         Réponds et orienter les acteurs et partenaires du tourisme

·         Créé du lien avec les sociaux professionnels

Mise à jour des bases de données :

·         Collecte l’information auprès des prestataires ou autres supports d’informations

·         Saisit et mets à jour les données dans Apidae ou tous autres supports, validation des saisies APIDAE Event’s

·         Saisit dans l’outil de GRC (demande et profil client, réponses aux demande…)

·         Saisit les données de fréquentation des BIT nécessaires à l’Observatoire touristique local

·         Participe au démarchage des partenariats

Promouvoir le territoire et réalisation de ventes de produits boutique

·         Mets en place la vitrine accueil de l’OT

·         Vends les produits boutique et billetteries

·         Aide les clients à faire des choix subtilement

·         Utilise la caisse et suit les procédures d’ouverture et de clôture caisse

·         Incite à la découverte du territoire et de son offre

·         Se tient au courant de l’offre locale pour mieux en parler

Gestion de la qualité

·         Suit et applique la Démarche qualité : appliquer les process qualité et de vente

·         Participe à l’amélioration continue de la satisfaction client et de la qualité en interne

4 – Gestion de la Taxe de Séjour en lien avec la Communauté des Communes du Diois (CCD) (moyenne de 10% du temps de travail annuel)

·         Est le régisseur principal de la Régie Taxe de séjour instaurée par la CCD

·         Maitrise de la plateforme de suivi de la gestion de la taxe de séjour

·         Mise en place du suivi des versements du produit de la taxe de séjour auprès des hébergeurs : information sur l’obligation de déclaration et modalités de reversement de la taxe, mise à jour des données hébergeurs, suivi déclarations, accueil physique ou téléphonique…

·         Gestion des encaissements en tant que régisseur (suivi des règlements, gestion compte DFT et reversement à la CCD, relance des hébergeurs)

·         Organise la mise à jour des informations liées aux hébergeurs en lien avec les référentes Hébergements

·         Assure la veille sur les évolutions juridiques et règlementaires de la taxe de séjour en lien avec la CCD

Profil :

De formation de type BTS ou supérieure en tourisme / commercialisation / commercial associée à une première expérience réussie dans le domaine de la mise en réseau et de la commercialisation.

Compétences techniques requises : 

·                Être trilingue dont anglais impératif

·                Connaissance du secteur touristique : comportement et attentes des touristes, partenaires, …

·                Maitrise des clés de l’animation de réseau professionnels : fédération d’acteurs, co-construction de projet,

·                Maitrise des clés de la commercialisation : conception produits journée avec gestion des dossiers, cotation, paramétrage des produits vendus, négociation et suivi avec les socio-professionnels partenaires, conventionnement, vente…

·                Maitrise des techniques de vente

·                Maitrise des outils APIDAE, AVIZI, Aloa (logiciel de caisse) et Open system appréciée

·                Maitrise du Pack Office et notamment du tableur Excel (outil de cotation interne)

·                Connaissance du territoire appréciée

·                Capacités rédactionnelles et orthographe irréprochable

·                Titulaire du Permis B avec voiture personnelle

Compétences organisationnelles requises : 

·                Gestion des priorités et des délais, réactivité, organisation, anticipation, efficacité et rigueur

·                Capacité d’analyse, de synthèse et rédactionnelle

Compétences relationnelles requises :

·                Bon sens commercial et être à l’écoute

·                Aisance relationnelle et qualité de l’accueil

·                Animation de réseau

·                Adaptable et bonne réactivité alliée à de la polyvalence

·                Aptitude à travailler en équipe, mais aussi en autonomie, en transversalité et réseau

·                Force de proposition, curiosité

·                Capacités à présenter, animer, promouvoir la destination

·                Implication personnelle et disponibilité

CDI à 35h/semaine

Rémunération selon convention collective et expérience – échelon 1.3 – 1 573

Mutuelle santé prise en charge à 50% par l’employeur

Disponibilité en fonction de la saisonnalité (travail le week-end et les jours fériés voire en soirée)

Poste basé à Die avec déplacements sur le territoire notamment dans nos autres Bureaux d’Information Touristique et auprès de nos partenaires socio-professionnels.

Déplacements ponctuels au national voire à l’international (salons).

Être disponible rapidement – mi-mars 2024.

Les candidats doivent adresser un CV et une lettre de motivation avant le 26 février 2024 à la direction de l’Office de Tourisme : Office de Tourisme du Pays Diois – Nathalie GAYRAUD – Directrice – 1 rue des Jardins – 26150 Die

Mail : nathalie.gayraud@diois-tourisme.com