L’OT de Gruissan recrute un(e) Chargé(e) d’animation et d’événementiel – référent(e) sécurité des manifestations et spectacle vivant

Contexte

Dans le cadre du remplacement d’un agent partant à la retraite, l’Office de tourisme de Gruissan recrute un(e) chargé(e) d’animation et d’événementiel afin de consolider, professionnaliser et fiabiliser l’organisation de ses manifestations.

Sous l’autorité de l’adjoint de direction de l’Office, et en lien étroit avec les services municipaux, les partenaires institutionnels, les prestataires et les équipes de terrain, l’agent contribue à la conception, à la programmation, à l’organisation, à la sécurisation et à la mise en œuvre des événements portés ou accompagnés par l’Office, en intérieur comme en extérieur.

Le poste présente une forte dimension opérationnelle, technique, administrative et réglementaire.

Missions principales

Conception et programmation

Proposer une programmation artistique, culturelle, festive et événementielle cohérente avec la stratégie de l’Office et l’attractivité de la destination.
Concevoir ou faire évoluer des formats d’animation adaptés aux saisons, aux publics et aux priorités de la collectivité.
Assurer une veille sur les tendances, les artistes, les compagnies, les concepts d’animation et les opportunités de partenariat.
Préparer les arbitrages de programmation et formuler des propositions argumentées à la direction.
Organisation et production des événements

Piloter l’organisation des manifestations de la phase de conception jusqu’au bilan final.
Coordonner la logistique générale : sites, implantations, matériels, prestataires, accueils, transports, hébergements, restauration, besoins techniques et humains.
Assurer la préparation opérationnelle des temps forts de l’Office et le suivi des manifestations estivales.
Participer au suivi de l’occupation et du bon fonctionnement événementiel du Palais des congrès.
Sécurité, réglementation et sécurisation des manifestations

Préparer, rédiger et suivre les dossiers de sécurité des manifestations organisées en intérieur et en extérieur.
Veiller à la bonne prise en compte des prescriptions applicables aux établissements recevant du public, chapiteaux, tentes et structures, espaces publics et grands rassemblements.
Organiser les relations avec les autorités compétentes, les services de sécurité, les prestataires spécialisés et les services techniques concernés.
Contrôler sur le terrain la bonne mise en œuvre des dispositifs de sécurité, de sûreté, d’accessibilité et de secours.
Identifier les risques, proposer des mesures de prévention et garantir la conformité des installations et de l’exploitation événementielle.
Assurer un rôle de référent interne sur les questions de sécurité événementielle.
Spectacle vivant

Participer à l’élaboration de la programmation de spectacles vivants.
Assurer le suivi administratif, technique et organisationnel des spectacles : contacts artistes et producteurs, contrats, fiches techniques, accueil, hospitalité, coordination du montage et de l’exploitation.
Sécuriser, pour le compte de l’établissement, le suivi du cadre applicable à l’activité d’entrepreneur de spectacles vivants.
Contribuer à la continuité de la déclaration valant licence auprès de la DRAC, en lien avec la direction et dans le respect des exigences réglementaires.
Gestion budgétaire et administrative

Élaborer les budgets prévisionnels des manifestations et en assurer le suivi en autonomie.
Proposer les arbitrages nécessaires pour respecter l’enveloppe allouée tout en maintenant le niveau d’exigence attendu.
Préparer et suivre les devis, conventions, engagements, bons de commande, tableaux de bord et éléments de facturation relevant du poste.
Participer à la bonne formalisation des procédures et à l’amélioration continue de l’organisation du service.
Produire les bilans qualitatifs, quantitatifs et financiers des événements et formuler des propositions d’amélioration.
Gestion du guichet unique du spectacle occasionnel (Guso) et autres charges.
Coordination partenariale et management fonctionnel

Assurer l’interface avec le service culture de la Ville, les services techniques, les partenaires associatifs, les intervenants artistiques et les prestataires.
Coordonner les équipes de terrain mobilisées sur les événements.
Animer les réunions préparatoires relevant de son périmètre et assurer un reporting régulier à la direction.

Profil recherché

Vous disposez d’une expérience confirmée dans l’organisation d’événements, idéalement acquise dans un environnement public, parapublic, touristique, culturel ou territorial.

Vous maîtrisez concrètement la préparation et l’exploitation de manifestations accueillant du public, avec une compétence affirmée en matière de sécurité événementielle.

Vous êtes en capacité de construire une programmation, de négocier avec les prestataires et intervenants, d’établir un budget, d’en suivre l’exécution et de rendre compte avec rigueur.

Vous possédez de solides qualités rédactionnelles et administratives, ainsi qu’une réelle aptitude à tenir un poste exigeant à la fois présence de terrain, anticipation, organisation et sécurisation réglementaire.

Compétences attendues

Très bonne maîtrise de l’organisation de manifestations publiques en intérieur et en extérieur.
Expérience avérée dans l’élaboration et le suivi de dossiers de sécurité.
Bonne connaissance du cadre réglementaire applicable aux ERP, aux manifestations sur l’espace public, aux autorisations administratives et aux obligations des organisateurs.
Connaissance du secteur du spectacle vivant et de ses contraintes techniques, contractuelles et réglementaires.
Capacité à proposer une programmation artistique et à en assurer la mise en œuvre.
Capacité à élaborer et piloter des budgets en autonomie.
Maîtrise du suivi administratif d’un événement : devis, conventions, engagements, tableaux de bord, bilans.
Capacité à coordonner plusieurs projets simultanément.
Aptitude à travailler en transversalité avec des interlocuteurs variés.
Maîtrise des outils bureautiques et de planification.
Permis B indispensable.
Seront particulièrement appréciés

Une expérience dans une structure touristique, culturelle ou événementielle de taille significative.
Une connaissance des relations avec les collectivités, la préfecture, les services de secours et les commissions de sécurité.
Une formation ou une expérience spécifique en sécurité des spectacles et manifestations.
Une pratique des marchés publics, du suivi de prestataires et du contrôle de l’exécution.
Une sensibilité à l’éco-organisation des événements et aux démarches RSE.
Qualités attendues

Rigueur
Sens de l’anticipation
Sang-froid
Réactivité
Autonomie
Sens des responsabilités
Aisance relationnelle
Capacité à décider et à arbitrer
Goût du terrain
Esprit d’initiative
Force de proposition

Conditions d’exercice

Poste à temps complet.
Disponibilité importante selon la programmation.
Travail fréquent en soirée, les week-ends et jours fériés.
Présence terrain soutenue en période estivale et lors des événements majeurs.
Déplacements réguliers sur les sites exploités ou animés par l’Office.
 

Rémunération

Selon profil, expérience et cadre applicable au sein de l’établissement.

Convention collective Offices de tourisme.

Candidature

Adresser lettre de motivation et curriculum vitae à :

Office de tourisme de Gruissan

rh@gruissan-mediterranee.com

Place Raymond Gleize

11430 Gruissan